準備チェックリスト

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オフィス移転準備チェックリスト

このページでは、移転前に必要な準備についてのチェック項目を詳しく説明しています。
準備段階でのチェックは、こまめに行いましょう。
いざ移転するとなると、各作業において、さまざまな確認を行わなくてはなりません。
そこで、賃貸オフィス物件を検討する際に役立つ、「準備チェックリスト」をまとめてみました。
なお、チェックリストの項目以外にも、お客様で必要となるチェック項目がある場合は、
チェックリストにプラスしたかたちでご活用いただけたらと思います。

実際にリストからチェックしてみましょう。

現在のオフィスにおける準備チェック
  • 現在のオフィスにおける賃貸計画書の確認
  • 契約書に記載していない項目をオーナーに確認しているか?
  • 解約予告の期間の確認(移転日の   カ月前までに予告する)
  • どこまでの原状回復が必要か?
  • 原状回復の条件・費用を確認しているか?
  • 原状回復の工事はいつ頃、着手し始めるか?
  • 移転業者の選択ができるか?
  • 移転業者の手配とスケジュールは決まっているか?
  • コストの確認
  • 新しいオフィスへの入居可能な時期
  • 敷金保証金の返還時期
新しいオフィスにおける準備チェック
1.建物に関するチェック
  • 新オフィスへの移転のスケジュール
  • 移転日(    年    月    日)
  • 新オフィスの条件は?(          )
  • 立地条件・場所(             )
  • 賃貸料金の予算(賃料     〜     円・共益費      円)
  • オフィスの予定面積は?(        u・         坪)
  • 共用スペースの確認
  • エントランスの広さは十分か?(     u)
  • 外観のイメージは?
  • 廊下や通路の広さは?(      u)
  • エレベーターの数と位置の確認
  • トイレの数
  • 社長室・会議室・応接・受付などの設定
  • 大型、重量のある物の設置場所
  • 収納スペース
  • リフレッシュスペース・喫煙室
  • 社員1人あたりのスペース・面積
  • オフィスの形状
  • 天井の高さ(      m)
  • 床の素材・仕様
  • 床の荷重制限(     kg/u)
  • 各フロアにおける配線方法
  • 窓の幅や高さ・仕様
  • 通気性や採光設備
  • 電気容量の確認(     VA/m2)
  • ガス・水道の仕様
  • 各種OA機器に対応しているか?
  • 空調設備のタイプ
  • 駐車場の有無
  • 駐車場のスペース
  • 駐車場の管理や利用可能時間
  • 駐車場の賃料
  • 管理会社の対応は、常駐か無人か?
  • 防災対策やセキュリティシステムの内容
  • 避難経路は確保されているか?
  • 平日のビルの使用時間の制限はあるか?
  • 土日・祝日の使用はできるか?
2.建物周辺に関するチェック
  • 社員の通勤時間(約    時間    分)
  • 最寄駅からの所要時間(    分)
  • 主要な取引先へのアクセス時間(約    時間    分)
  • 周囲の環境の確認
  • 飲食店や商業施設の有無
  • 新オフィスのビルに他のテナントが入っているか?
  • 市区役所の場所・所在地
  • 郵便局の所在地
  • 金融機関の所在地
  • 道路の混雑状況
3.契約申込み内容(費用や必要書類)に関するチェック
  • 賃料・共益費
  • 敷金・保証金
  • 付加使用料
  • 償却費
  • 更新料
  • 礼金
  • 預託金
  • 移転希望日
  • 連帯保証人・保証人印鑑証明
  • 契約申込時にどんな書類が必要になるか?
  • 申込書
  • 会社概要(あるいは、経歴書)
  • 商業登記簿謄本(写しは可能かどうか)
  • 契約条項の確認
  • 賃料の支払い時期
  • 賃貸条件の改定および更新
  • 賃貸借の譲渡・転貸の禁止
  • 原状回復義務と明渡期日
  • 敷金の返還時期
  • 契約時の必要物は?
  • 会社の実印・印鑑証明
  • 前払い賃料や共益費
  • 保険料
  • 仲介手数料
  • 清掃契約料
  • 看板契約料
  • 駐車場の契約料金
  • その他、手数料は必要か?
4.電話回線や機器類の移設に関するチェック
  • 電話回線数は十分か?
  • 電話回線のコストはどのくらいかかるか?
  • 光通信には対応しているか?
  • NTTやその他電話会社への連絡
  • 取引業者への連絡
  • 電話機の選択は可能か?
  • FAX番号の変更
  • 定期購読する新聞や雑誌はあるか?
  • OA機器の移設に伴い、専用業者への手配を行うか?
  • コピー機・ファックス・複合機はどこに手配するか?
  • コンピュータ・大型サーバーなどの移設はどうするか?
  • 家具や什器の買い替え
  • 消耗品の購入先
  • 社宅やスポーツクラブなどの厚生施設との関連
  • 加盟団体(加入団体)への変更手続き
  • リース会社への連絡
  • 保険会社などへの連絡
  • 各官公庁への届出
  • 登記簿への記載変更
5.移転に伴う社内スケジュールのチェック
  • 移転に向けて、準備プロジェクトの編成するか
  • 移転挨拶状の作成、発送。または、それに伴う送付先リストの作成
  • 移転にスケジュールの立案
  • 社員へ移転計画の説明はしてあるか?
  • 内装業者に手配をしてあるか?
  • 引越し業者に手配をしてあるか?
  • 費用の概算
  • パンフレットの書き換えなど、印刷の発注
  • 封筒・レターヘッドなどの住所・電話番号変更
  • 社内印刷物の作成
  • 商品のパンフレット(所在地や電話番号の記載を変更)
  • 封筒やレターヘッド
  • ファイリング
  • 名刺
  • 社判
  • ゴム印
  • 住所変更シール
  • 帳票類
  • 社員証や定期券を再発行する必要があるか?
◆新オフィスの内装工事・設備に関する準備チェック
  • 内装工事のスケジュールの確認
  • 見積り時に設定したレイアウト通りに内装されているか?
  • 電話工事・OA機器移設の工事・引越業者との連携は取れているか?
  • 妥当なコストの範囲内で内装工事ができるか?
  • フロアごとのスペース配分
  • 機能性が考慮されているか?
  • 内装が企業イメージに合っているか?
  • 部門・部署のフロアによって、スペース配分が不公平になっていないか?
  • 空調設備に不備はないか?フロアごとに追加や変更はないか?
  • 家具や什器類に無駄な発注がされていないか?
  • 電気容量は十分か?
  • 電源が差し込みやすい位置についているか?
  • その他、防災設備などに法規上の問題がないか?
◆新旧オフィスでの引越しに関する準備チェック
  • 引越しの全体スケジュールの確認
  • 引越し作業を行う時間帯
  • エレベータの入り口の寸法や重量制限は、事前に把握しているか?
  • 各フロアごとのレイアウトと現場が適合しているか?
  • 搬出・搬入の段取りについて、打ち合わせを行っているか?
  • ビルの管理会社へ連絡は取ってあるか?
  • 引越しマニュアルの作成
  • 移転物におけるラベリング
  • 残留物品や廃棄物のリスト作成
  • 廃棄物の処理は、どのような方法をとるか?
  • 引越し作業の分担、役割分担ができているか?
  • 梱包方法の事前説明
  • 全社員に作業内容の詳細が行き届いているか?
  • 引越し当日の出勤など、取り決め事項は決定してあるか?
  • 鍵の管理などのセキュリティの担当者は決まっているか?
  • 社内説明会の開催する予定はあるか?
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