移転1ヶ月前

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賃貸オフィス契約の流れ&全体のスケジュール表

1ヶ月前

全社員へ移転作業の内容を説明する。
移転の際には、プロジェクトチーム内部だけではなく、
事前に、全社的に移転内容を説明することも重要です。
全社員への説明を怠ると、実際のオフィス移転時に支障が生じるため、
細心の注意を払う必要があります。
また、移転当日までの作業内容を把握していることで、スムーズに作業が進められます。
しいオフィスへ移転時には、心機一転、リフレッシュした気持ちで仕事に望むことができます。
必ず社員に目の届くようなかたちで、移転作業の詳細を伝えておきましょう。
引越しの準備をする
移転先が決まれば、いよいよ引越しの準備開始です。
そして、準備前には、引越し業者に見積りを出してもらいましょう。
通常、引越し会社では、企画から提案のアフターケアまで
一貫して行っていただける会社もあれば、
それぞれの備品や什器によって別々に運搬する会社もあります。
そのため、運用費用も一概にこれといったものはありません。
よく検討してから、数社の引越し会社を比較した後に、選定しましょう。
また、運送費用の支払いに関しては、基本的には後払いが多いようです。
まずは、以下の項目をチェックし、準備に取り掛かりましょう。
1.荷物の梱包作業
移転計画内容を全社的に報告したら、準備作業について説明会などを開催し、
荷物の梱包作業について、詳細を説明します。その際、以下の点を確認し、準備を整えてください。
  • 運搬方法とスケジュールの流れ
  • 運搬後、パソコンなどの動作確認を行う
  • ワレモノ等の備品は、梱包方法を細かく説明し、慎重に扱う
  • データのバックアップが必要な場合は、事前に行っておく
  • 移転日の前日までに、遅れが出ている部署をチェックし、場合によっては督促を出す
  • 新オフィスにおける出社時間を知らせる
  • 新オフィスのレイアウト・配置
  • 移転日までに間に合わなかった場合の対応方法
なお、梱包作業は、引越しの前日までに終える必要があります。
移転日の1週間前後には、引越し業者からダンボールやエアパッキンなどの
梱包資材を届けてもらいます。
その後、現在のオフィスにある机やキャビネット、その他の荷物を梱包し、
それぞれ新オフィスのレイアウトごとに、番号を振っておくと、
社員・業者ともに見やすく非常に便利でしょう。
また、貴重品や重要書類などについては、万が一のことも考慮し、
紛失させないためにも社員1人1人の手で持ち運ぶことが望ましいでしょう。
2.番号のラベリングにおける注意点
荷物は新しいオフィスに届けられた後、ラベルの番号に従って移動を行います。
その番号にしたがって、「1番」は社長室、「2番」は受付、
といった具合に引越し業者に依頼するとスムーズに作業が運びます。
ラベルが貼られていないものに関しては、
紛失の恐れがあるため、必ずチェックをする必要があります。
紛失の対策として、ダンボールの上や見やすい箇所にラベルを貼ることで、
回避できるものと考えられます。
3.コピー機などの業者との打合せ
オフィス移転後、パソコンやコピー機、FAXなどは、調整が遅れるケースがあります。
そのため、事前に、リース会社やメンテナンス会社等との打合せをしっかりしておき、
当日に間に合うように設定することが望まれます。
移転の案内状を各取引先に送付する
移転の2週間前までには、取引先や取引銀行へ移転先の案内状を送り、
周知・連絡を行ってください。
その際、住所の変更や電話番号の変更を明確に記載しましょう。
これらは、社内封筒や名刺においても同様です。
また、移転の案内状については、登記簿の番地ではなく、
郵便物が届く住居表示としての住所を明記しておく必要があるので、要注意です。
送付先に関しては、連絡先リスト(一覧)を作成しておき、
送付先の会社に漏れのないようにしなければなりません