移転4ヶ月前

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賃貸オフィス契約の流れ&全体のスケジュール表

4ヶ月前
賃貸オフィスの計画・立案・プランニング

1.現在の賃貸オフィスの問題点を分析する
新しい賃貸オフィスに移転し、快適なワークライフを描くためには、
現在のオフィスで感じている不安、抱えている問題点を解決する必要があります。
まずは、それらの不安要素や問題点をリストアップし、しっかり把握することです。
その際、第一に「社員の満足度」を優先させることを忘れてはいけません。
具体例を挙げると、現在の社員のオフィスにおける不安要素、現オフィスのレイアウト、
各々のスペースが十分なものか、スペースごとの面積は見合っているか、使用頻度や稼働率は満たされているか、などです。
また、OA機器の使用状況や照明器具・空調などの設備条件を圧迫していないか、
ということも含めて、調査していきましょう。
以上の点が1つでも抜け落ちていると、オフィス移転が満足のいく結果とならないケースがありますので、プランニングは詳細に至る所まで分析するよう、しっかり心がける必要があります。
2.ワークスペースの確保・整理を行う
ワークスペースとは、オフィス全体の面積から、
各機能として共同で使用されるスペース(休憩室やミーティングルーム、倉庫、応接室など)を
省いた面積のことです。つまり、社員1人1人が持つスペースのことを指します。
賃貸オフィスをプランニングするうえでは、それぞれの社員が使用する機能を考慮しながら、
ゆとりのある空間を確保しましょう。
なお、1人あたり、最低でも約1.8坪(6平方メートル)は必要だといわれています。
3.共同スペースを整理する
ワークスペース以外のスペース、つまり、共同部分のスペースも、
ワークスペース同様に確保する必要があります。
共同スペースもプランニングの段階で考慮しておきましょう。
具体例としては、収納スペース、休憩室、ミーティングルーム、応接室、受付、分煙室、更衣室、
給茶コーナー、役員室、サーバールーム、事務スペース、コピー機置き場、倉庫などがあります。 いずれの場合も、業務上、必要不可欠なものですので、しっかり整理していきましょう。
このような共同スペースごとに、あらゆる機能が最も効率的に働くよう、
最適なスペースを配置することを「ゾーニング」や「フロアブロッキング」と呼んでいます。
4.書類などの増え続けていくものを考慮する
通常の会社であれば、書類が毎日増えていくため、現在の書類の収納に加えて、
今後、どのように収納していくかという点も考える必要があります。
具体的には、以下のようなポイントを把握していきましょう。

・リフレッシュスペース
オフィスでは、長時間に渡って業務に携わりますので、
社員にとっても、リフレッシュができる空間を作ることが重要です。
リフレッシュスペースの例として、喫煙ルームや自動販売機の設置、
リクライニングなども考慮してきたいものです。

・照明
オフィスでは、長時間に渡って業務に携わりますので、社員にとっても、
リフレッシュができる空間を作ることが重要です。リフレッシュスペースの例として、
喫煙ルームや自動販売機の設置、リクライニングなども考慮してきたいものです。
5.賃貸オフィスのレイアウト(動線や通路の幅)を考える
オフィスにとって最も重要であるもの。それがレイアウトの配置や動線、通路の幅などです。
これらがしっかりと確保できていないと、見た目は良くても、
非常に使いにくいスペースとなってしまいます。
作業性の効率をアップさせるためにも、レイアウトの全体の構成を再度、確認してみましょう。

・動線計画
動線とは、オフィスの通路を効率良く全体的に考えることから始まります。
同じような動線が重複しない工夫や、動線を複雑にしないことがポイントになります。
場所を移動するときに、人と行き違ったり、最短距離などを考慮して、
オフィス内の有意義なコミュニケーション作りを考えましょう。
    具体的には、
  • 最もよく人が通る動線(メイン動線)がしっかり確保できているか?
  • 行き止まりのない動線をつくっているか?
  • 袋小路になっていないか?
  • 動線が重複して余っていないか?
  • メイン動線とサブの動線が明確に分けられているか?
  • などが挙げられます。
・法律など
照明などの電気系統を設置する場合や空調の設置に関して、
消防法の制約があるので、社会のルールに則って、オフィスレイアウトを決定しましょう。