移転5ヶ月以上前

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賃貸オフィス契約の流れ&全体のスケジュール表

5ヶ月前
コストを考える

オフィス移転には、さまざまなコストがかかることが予想されます。
また、実際に工事内容を決定し、見積もった後も変更点や追加点が出てくるはずです。
そのため、初期費用で概算した費用額よりも多めに設定しておいたほうが無難だと思われます。
費用が発生する各工程に見落とした点がないか、
よく吟味し、各業者から見積りを取るようにしましょう。
コストの具体例としては、契約費用や原状回復費用、移転仲介手数料、
引越しの費用、内装工事費用、電話工事費用などです。
コスト面も踏まえたうえで、よく比較検討しましょう。
費用の分類については、以下に説明します。
1.契約に関する費用
通常、敷金や保証金などの額面を契約の締結日から、
実際の移転日までに不動産会社に支払います。
また、預託金から一部償却費として差し引かれるケースがあることも念頭において契約しましょう。
2.移転先でのランニングコスト
ランニングコストは考慮に入れるべきです。
光熱費や水道費、清掃費等の共益費もそのうちの1つですが、
別途に請求される費用として、ビルの管理費もありますので、契約時に必ず確認しましょう。
計算方法は、ビルによって異なりますので注意が必要です。
また、賃貸契約したオフィスの面積に比例するとは限らないので、
契約書を熟読し、コスト削減に向けた対策をしましょう。
また、契約日から数カ月無料になるフリーレント制度もありますので、
共益費の額面も考慮に入れるべきです。
3.移転先の各工事費用
移転先には、電気・電話・通信・内装などの工事費用が必要です。
基本的には、工事終了後の支払いとなるケースがほとんどですが、
念のため各工事会社に確認をしましょう。
特に、内装工事費用は、大規模な造作費用から、
簡単な間仕切りの取付けまで幅広くコストがかかります。
施工業者から見積りを取るなどして、コスト削減に努めましょう。
また、電話回線を接続する際、電話工事費用がかかることも考えられますので、
チェックしておきましょう。
4.什器の購入費用
移転に伴い、什器を新規購入するなら、
オフィス専用のメーカーに購入費用や搬入設置費用を確認してみましょう。
こちらの料金も後払いのケースが多いようです。
5.引越し費用
移転先が決まったら、引越し業者に現在のオフィスへ来社してもらい、
新オフィスへの移動距離や時間帯、荷物量から査定して見積もりを出してもらいましょう。
また、この時、ビルの進入口からの出入りやエレベーターの状況確認も必要になります。
大型のコンピューターを移設する場合は、
引越し業者が取り扱えない場合もあるので、こちらも事前に確認が必要です。
6.廃棄物処理の費用
移転先が決まったら、引越し業者に現在のオフィスへ来社してもらい、
新オフィスへの移動距離や時間帯、荷物量から査定して見積もりを出してもらいましょう。
また、この時、ビルの進入口からの出入りやエレベーターの状況確認も必要になります。
大型のコンピューターを移設する場合は、
引越し業者が取り扱えない場合もあるので、こちらも事前に確認が必要です。
7.原状回復費用
現在のオフィス(旧オフィス)の原状回復費用は、
預けてあった敷金や保証金などから差し引かれて返還されます。
しかし、差額がほとんど残らないケースもありますので、
コストの補充として考慮から外しておいたほうが良いかもしれません。
差額の返還は、原状回復工事の終了後に支払われます。
また、原状回復費用を査定する場合は、
オーナー、テナント、工事業者の三者立会いのもと行いたいところです。
8.その他
新しいオフィスに移転した際、変更後の住所が記載された、
新しいパンフレットや名刺の印刷代がかかります。
また、所在地変更があれば、当然、通勤定期代なども考慮に入れる必要があるでしょう。

新しいオフィスとの契約

1.契約前の事前準備
物件が決まったら、入居申し込みの準備をしましょう。
入居の申込書には、会社名や所在地、代表社名、事業内容、
資本金、従業員数、取引銀行などを記入してください。
「契約法人の登記簿謄本」や「代表者の住民票」、「会社の印鑑証明」を添付、捺印してください。
オーナーによる信用調査が行われた後、問題がなければオフィスとの正式な契約になります。
2.新オフィスにかかる敷金・礼金・保証金などの確認
新オフィスにかかる費用としては、以下のようなものがあります。
  • 保証金
  • 賃料
  • 共益費(=管理費)
  • 火災保険
  • 仲介手数料など
これらの最終的な確認を行い、新オフィスにかかる数ヶ月分を支払います。
敷金や保証金などは、原状回復費として退去時に清算することとなります。
また、これら以外の費用を減らすために、契約内容をしっかり把握する必要があります。
ビルの既存設備を有効利用する方法や、共用部分の負担が求められているかなど、
把握しておきましょう。
3.指定された業者の確認
オフィスによっては、電気工事会社、内装工事会社、通信会社など、
指定された業者を使用しなければならないケースもあります。
コストの検討する際に、必ず確認をしておきましょう。
4.手付金の支払い
オフィス物件を先に押さえておくために、オーナーに対して、
保証金(敷金)の2割相当額を支払う場合があります。これが「手付金」というものです。
なお、不都合があって契約をキャンセルせざるを得なくなった場合、
「手付金」は返金されないので、注意が必要です。
また、反対に、オーナーからオフィスを貸せなくなった場合は、
手付金と同額プラスαで返金される場合がほとんどです。
無事、本契約が結ばれ、賃貸できるようになったら、
「手付金」は、保証金の一部に充てられるのが一般的だと言われています。