移転6ヶ月以上前

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賃貸オフィス契約の流れ&全体のスケジュール表

6ヶ月以上前
現在使用しているオフィスの解約予告の確認をする

移転が決まったら、現在、使用しているオフィスで、
主に、以下の3点をオーナーに相談・確認して下さい。

1.オフィスの面積・解約予告の期間について
解約予告は、通常、3ヶ月前〜6ヶ月前に通知する必要があるので、
期間内にオーナーへ連絡を入れてください。
解約予告期間が入居中のオフィスによって違うので、確認を行ってください。
また、契約書に記載されているので、そちらからも確認することもできます。
オフィスの有効面積についても、確認したほうが良いでしょう。
2.書面の解約予告
書面の解約予告は、必ずオーナーに確認をおこなってください。
例えば、解約予告の期間が6ヶ月前であるにも関わらず、5ヶ月前に解約予告をしてしまった場合、
差額の1ヶ月分の賃料相当額を支払わなければならなくなりますので、気をつけましょう。
いずれにしても、期間を確認し、早めに連絡する必要があります。
3.原状回復の確認について
原状回復は、賃貸している側が、
契約終了日までにオフィスを入居時の初期の状態に戻す義務のことを指します。
ただし、こちらも、賃貸オフィスの契約内容によって異なりますので、
事前によく確認しておきましょう。
また、保証金については、すぐに返還されるケースはごく稀ですので、
オフィス移転の際の予算計画をしっかり立てる必要があります。

オフィス移転計画の立案

オフィス移転には、綿密な計画が必要です。
以下のような条件を設定して、それぞれの条件の優先順位を決めましょう。

1.移転目的をはっきりすること
移転目的が明確にあれば、物件を探しやすくなり、スムーズに移転ができます。
移転先の立地条件や設備条件を細かくピックアップすることにも役立ちます。
目的は、しっかりと考慮しましょう。
目的としては、オフィスを働きやすい空間にしたい、賃料を安くしてコスト削減を図りたい、
セキュリティを強化したい、取引先の近場に引っ越したいなど、
それぞれの目的に応じた移転を決めましょう。
目的で移転先が決まると言っても過言ではありません。
2.移転オフィスの条件を設定する
目的が決まったら、次にオフィスの希望条件を設定しましょう。
例えば、立地面では、以下のような条件が挙げられます。
    【立地条件】
  • 駅からの距離
  • 社員やアルバイトの通勤時間
  • 取引先へと出向く交通費は、どのくらいのコストがかかるか?
  • 交通機関に不便なところはないか?
  • 周囲の環境は静かか?
  • 銀行や飲食店などへの利便性
また、設備の面でも、以下のような条件を定めるとよいでしょう。
    【設備条件】
  • フロアスペースの有効面積
  • 室内の形、奥行き、高さなど
  • 電気の容量は十分か?
  • 電話回線やインターネット回線
  • 空調設備
  • 駐車場の有無
  • 賃料と預託金
なお、設備条件では、オフィスによってはフロアそのものの利用時間が限られている場合や
空調設備の利用可能な時間が決まっているところもあるため、十分な注意が必要です。
業務に支障がないよう、しっかり事前に確認しておきましょう。
3.移転のスケジュールを作成する
移転希望日にそって、スケジュールの整理整頓を行ってください。
オフィス移転には、必要不可欠な作業や工事がありますので、
細かいスケジュールまでは立てられませんが、おおまかな予定を組む必要があります。
また、各部署との調整や同じビルに入る他社の予定も把握しておきましょう。

オフィス物件情報の収集

1.希望条件から、優先順位を決めましょう
オフィス物件には、有効面積を広く活用したい、なるべく交通費などのコストを削減したい、
などの目的があれば、当然、情報収集も必要になります。
しかし、様々な物件を見ていると混乱してしまいがち。
さらに、すべての条件を満たした物件を探すのは、なかなか難しいものです。
そんな時に備えて、あらかじめ、「立地条件」や「設備条件」を設定し、
条件に優先順位をつけておきましょう。
    (例)
  • 1位:賃料
  • 2位:駅からの徒歩時間
  • 3位:オフィスの広さ
2.物件の下見
不動産会社から物件情報を提供してもらったら、今度は、実際のオフィスに足を運んでみましょう。
その際、オフィスに持っていくものとして、必要条件のチェックリストや図面を用意しましょう。
また、時間に余裕があれば、図面だけでわからないことも沢山ありますので、
なるべく多くの物件を下見するようにしましょう。
3.オフィス物件にかかるコスト
オフィス移転には、さまざまなコストがかかることが考えられます。
入居日までに、敷金や入会手数料を支払うほか、
消耗品の調達などのランニングコストを考慮しなければなりません。
また、他にどのようなコストがかかるか、あらかじめリストアップしておきましょう。
移転に必要な費用の詳細は、以下のとおりです。
  • 原状回復費
  • 電気、電話、通信などの工事費
  • 内装工事費
  • オフィスの引越し費用
  • 什器(机や棚)や家具などの購入費
  • 廃棄物処理費用
  • 対外的な移転案内や新しい住所が記載された名刺など
  • その他、消耗品
賃貸オフィスによっては、契約日から数カ月が無料になる
「フリーレント」という制度もありますので、この機会に不動産へ問い合わせてみましょう。
それは、ほんの一例ですが、なるべくコスト面を抑えたうえで、物件を比較していきましょう。